Mitarbeiter*in Administration (Teilzeit 2026, Vollzeit ab 2027)

Permanent employee, Part-time · Wien Wollzeile

2,760 € per month

Ihre Aufgaben

Als administrative Mitarbeiter*in im Bereich Finanzen, Personal und Beschaffung unterstützen Sie beim Aufbau der Workflows im Rechnungswesen und (Förder)-Controlling. Sie unterstützen die Leitung Finanzen bei diversen administrativen Belangen. Zudem wickeln Sie operativ diverse Beschaffungsabläufe ab, kümmern sich um Bestellungen sowie um administrative Personalangelegenheiten.

Der Stellenumfang beträgt im Jahr 2026 zunächst 50%. Ab dem Jahr 2027 ist eine Aufstockung auf einen Stundenumfang von 100% vorgesehen.

Die zentralen Aufgaben umfassen:

Finanzen und Controlling

Administrative Unterstützung bei Kalkulationen, Teilbereichscontrolling sowie bei internen Auswertungen
Fördercontrolling und Abrechnung von Förderprojekten (z. B. Dokumentation, Fristenkontrolle, Aufbereitung förderrelevanter Unterlagen)
Unterstützung bei der Vorbereitung von Finanzgremien und bei der Erstellung des Jahresabschlusses

Beschaffung

Unterstützung in der Abwicklung von Beschaffungs- und Bestellprozessen (Administration von Kundenkonten und BBG-Potal, Einholung von Angeboten, Bestellungen, Dokumentation, Lieferkontrolle)
Administration von Rechnungsworkflows und Vorbereitung der laufenden Buchhaltung (Bestellungen, Eingangsrechnungen, Lieferscheine)
Unterstützung bei der Schnittstelle zur externen Buchhaltung

Allgemeine Administration

Unterstützung in der Personaladministration
Pflege und Verwaltung projektbezogener Unterlagen, Verträge und Datenbanken
Schnittstelle zu internen Abteilungen (Inhaltsteam, Facility Management, Events)
Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten im Organisationsumfeld

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung (z. B. HAK, HAS, Lehre Bürokaufmann/-frau) oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung im administrativen Bereich, idealerweise in Projekt- oder Förderumfeldern
Grundkenntnisse im Rechnungswesen bzw. Fördermanagement von Vorteil
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel)
Strukturierte, genaue und selbstständige Arbeitsweise
Organisationsstärke und ausgeprägte Serviceorientierung
Eigeninitiative, Flexibilität und Freude an der Mitgestaltung eines innovativen, sich entwickelnden Umfelds
Teamfähigkeit sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
Bereitschaft zur Weiterentwicklung der Rolle in Richtung Vollzeit ab 2027
Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen und Diskretion
Affinität zu Wissenschaft, Kultur und Bildung

Warum wir?

Wir bieten…

die Möglichkeit am Aufbau eines innovativen Ausstellungshauses an der spannenden Schnittstelle von Wissenschaft, Kreativität und Gesellschaft mitzuwirken
ein herausforderndes und verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit viel Gestaltungsmöglichkeiten
Sie sind Teil einer neu entstehenden Institution mit der Chance, Formate, Inhalte und Prozesse aktiv mitzugestalten
ein engagiertes, offenes und kollegiales Arbeitsumfeld mit viel Entwicklungsspielraum und kurzen Entscheidungswegen
Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und Entwicklungsperspektiven
eine sinnstiftende Tätigkeit

Bewerbungen sind bis zum 28. Februar 2026 möglich.

Apply for this job

Über uns

Science Communication Center

Mit dem Science Communication Center (SCC) entsteht im Herzen Wiens das größte Zentrum für moderne Wissenschaftsvermittlung in Österreich. Ab 2027 lädt das SCC auf rund 4.000 m² zu interaktiven Ausstellungen, Mitmachlaboren, Veranstaltungen und Dialogräumen ein – ein Ort, an dem Wissenschaft und Gesellschaft auf Augenhöhe in Austausch treten.

Ziel ist es, Begeisterung für Forschung zu wecken, wissenschaftliches Denken erlebbar zu machen und Vertrauen in wissenschaftliche Erkenntnisse zu fördern.

Das SCC ist ein gemeinsames Projekt der Universität Wien, der Technischen Universität Wien und der Österreichischen Akademie der Wissenschaften. Es entsteht in enger Kooperation mit dem Bundesministerium für Frauen, Wissenschaft und Forschung sowie dem Bundesministerium für Bildung. Im denkmalgeschützten Gebäude der Aula der Wissenschaften entsteht so ein lebendiger Ort der Auseinandersetzung mit aktuellen Forschungsthemen und zentralen Zukunftsfragen.

Besonderes Augenmerk gilt jungen Zielgruppen – vor allem Schüler*innen ab zehn Jahren und jungen Erwachsenen. Dabei versteht sich das SCC nicht als klassisches Museum, sondern als generationenübergreifende Plattform für Wissenschaftskommunikation mit hoher gesellschaftlicher Relevanz.

Science Communication Center SCC Errichtungs- und Vermietungs-GmbH
Wollzeile 27a
1010 Wien
FN 649833m

Das Science Communication Center versteht sich als offene, vielfältige und chancengerechte Institution. Wir fördern aktiv die Gleichstellung der Geschlechter und begrüßen insbesondere Bewerbungen von Frauen. Bei gleicher Qualifikation werden sie bevorzugt aufgenommen.

Das angegebene Gehalt ist als Mindestgehalt (auf Vollzeitbasis) zu verstehen und orientiert sich am Kollektivvertrag der Universitäten. Eine Überzahlung kann im Einklang mit den im öffentlichen Dienst üblichen Verhältnissen erfolgen, abhängig von Qualifikation und beruflicher Erfahrung.

Your mission

As an administrative employee in the finance, human resources, and procurement department, you will assist in setting up workflows in accounting and (funding) controlling. You will support the head of finance in various administrative matters. In addition, you will handle various procurement processes, take care of orders, and deal with administrative personnel matters.
The position will initially be 50% in 2026. From 2027, it is planned to increase the position to 100%.

The main tasks include:

Finance and Controlling

Administrative support for calculations, sub-area controlling, and internal evaluations
Funding controlling and accounting for funded projects (e.g., documentation, deadline monitoring, preparation of funding-related documents)
Support in preparing financial committees and compiling annual financial statements

Procurement

Support in handling procurement and ordering processes (administration of customer accounts and BBG portal, obtaining quotes, orders, documentation, delivery control)
Administration of invoice workflows and preparation of ongoing accounting (orders, incoming invoices, delivery notes)
Support in liaising with external accounting

General administration

Support in personnel administration
Maintenance and management of project-related documents, contracts, and databases
Liaison with internal departments (content team, facility management, events)
General organizational and administrative tasks in the organizational environment

Your profile

Completed commercial or administrative training (e.g., HAK, HAS, office clerk apprenticeship) or comparable qualification
Professional experience in administration, ideally in project or funding environments
Basic knowledge of accounting or funding management is an advantage
Very good MS Office skills (especially Excel)
Structured, accurate, and independent way of working
Strong organizational skills and a pronounced service orientation
Initiative, flexibility, and enjoyment in helping to shape an innovative, evolving environment
Ability to work in a team and very good communication skills
Willingness to develop the role towards full-time from 2027
Confidential handling of sensitive information and discretion
Affinity for science, culture, and education
Excellent German language skills

Why us?

We offer...

the opportunity to help build an innovative exhibition center at the exciting intersection of science, creativity, and society
a challenging and responsible role with plenty of creative freedom
You will be part of a newly emerging institution with the opportunity to actively shape formats, content, and processes
a committed, open, and collegial working environment with plenty of room for development and short decision-making processes
flexible working hours, home office options, and development prospects
meaningful work

Applications are open until February 28, 2026.

Apply for this job

About us

Science Communication Center

Located in the heart of Vienna, the Science Communication Center (SCC) will become Austria’s largest hub for modern science communication. Starting in 2027, the SCC will offer approximately 4,000 m² of interactive exhibitions, hands-on labs, events, and spaces for dialogue between science and society — a place where exchange happens on equal footing.

The goal is to spark enthusiasm for research, make scientific thinking tangible, and foster trust in scientific knowledge.

The SCC is a joint initiative of the University of Vienna, the Vienna University of Technology, and the Austrian Academy of Sciences. It is being developed in close cooperation with the Federal Ministry for Women, Science and Research and the Federal Ministry of Education. Situated in the heritage-listed Aula der Wissenschaften, the center will serve as a dynamic venue for engaging with current scientific developments and key questions for the future.

Particular focus is placed on young audiences — especially school pupils aged ten and above, as well as young adults. The SCC does not see itself as a traditional museum, but as an intergenerational platform for science communication with significant societal relevance.

Science Communication Center SCC Errichtungs- und Vermietungs-GmbH
Wollzeile 27a
1010 Wien
FN 649833m

The Science Communication Center sees itself as an open, diverse, and equitable institution. We actively promote gender equality and especially welcome applications from women. In cases of equal qualification, women will be given preference.

The stated salary is to be understood as the minimum (on a full-time basis) and is based on the collective agreement for universities. A higher salary may be offered in accordance with public sector standards, depending on qualifications and professional experience. Any potential all-inclusive agreements or executive allowances are not included in the stated amount.

Apply for this job

Your application!

Thank you for your interest in the Science Communication Center!
Please complete the short form below – we look forward to making science vivid and tangible together with you.
If you encounter any difficulties uploading your data, feel free to contact us via email at: jobs@scicom.center