Mitarbeiter*in Veranstaltungsmanagement

Permanent employee, Full-time · Wien Wollzeile

3,130 € per month

Ihre Aufgaben

Für den Aufbau und Betrieb eines lebendigen Vermietungs- und Veranstaltungsprogramms im Umfeld von Kultur- und Wissenschaftskommunikation suchen wir ab Juni 2026 eine kreative, organisatorisch starke Persönlichkeit im Veranstaltungsmanagement. In dieser Position verantworten Sie die Planung, Akquise und Umsetzung interner und externer Veranstaltungen und tragen wesentlich zum Aufbau und zur Positionierung des Ausstellungshauses als kultureller Begegnungsort bei. Ihr Aufgabenbereich reicht von der Akquise über die laufende Kundenbetreuung bis zur Organisation und Nachbetreuung der Events.

Die zentralen Aufgaben umfassen:

Aufbau des Veranstaltungswesens
Bewerbung der Location (Folder, Content, Website)
Akquise und Betreuung von internen und externen Veranstaltungsformaten (z. B. Eröffnungen, Wissenschaftsveranstaltungen, Vorträge, Performances, Firmenevents, Sonderformate)
Konzeption, Planung und Organisation von Veranstaltungen im Wissenschaftsbereich
Site-Inspections mit potenziellen Kund*innen, Erstellung und Anpassung von Veranstaltungsplänen
Vertragsverhandlungen mit Partner*innen, Dienstleister*innen und Kund*innen
Erstellung und Abwicklung von Angeboten, Verträgen und Kostenkalkulationen
Koordination aller veranstaltungsrelevanten Abläufe (Technik, Catering, Auf- und Abbau, Personal, Sicherheit)
Schnittstelle zu internen Abteilungen sowie externen Dienstleister*innen und Kooperationspartner*innen (z. B. Regiepläne, Ladezoneneinteilung)
Personalkoordination (Medientechnik)
Budgetverantwortung für Veranstaltungen inkl. Kostenkontrolle
Abwicklung der Verrechnung (Rechnungsstellung, Kontrolle von Eingangsrechnungen in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung)
Nachbereitung und Evaluierung von Veranstaltungen
Führen von Statistiken und Dokumentationen im Veranstaltungsbereich
Erstellung von Abläufen und organisatorischer Rahmenbedingungen

Ihr Profil

Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Veranstaltungs- und Eventmanagement, Kulturmanagement oder vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung im Veranstaltungs- oder Kulturbereich von Vorteil
Erfahrung in Akquise, Vertragsverhandlung und Budgetplanung sowie ausgeprägtes kaufmännisches Verständnis
Sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
Selbstständige, lösungsorientierte und belastbare Arbeitsweise
Herausragende sprachliche Fähigkeiten in Wort und Schrift (Deutsch und Englisch)
Hohe Service- und Kundenorientierung
Kommunikative, kontaktfreudige Persönlichkeit mit tadellosen Umgangsformen und professionellem Auftreten
Strukturierte und organisierte Arbeitsweise
Team- und Lösungsorientierung
zeitliche Flexibilität (Arbeitszeit aufgabenbedingt fallweise auch am Abend und am Wochenende), belastbar und stressresistent
Sicherer Umgang mit MS Office, sehr gute Kenntnisse in der elektronischen Kommunikation und Datenverarbeitung (Erfahrung mit Event- oder CRM-Tools bzw. ERP Systemen von Vorteil)

Ergänzen Sie Ihre Bewerbung bitte um ein Kurzkonzept (max. 3-5 Seiten) zum Aufbau des Veranstaltungsmanagements ab Eröffnung des Zentrums für Wissenschaftskommunikation Mitte 2027. Ein Grobumriss Ihrer Ideen, Schwerpunkte und Vorgehensweise sollen aus dem Kurzkonzept hervorgehen.
Bitte laden Sie das Kurzkonzept im Feld "Andere" auf die Bewerbungsplattform.

Warum wir?

Wir bieten…

die Möglichkeit am Aufbau eines innovativen Ausstellungshauses an der spannenden Schnittstelle von Wissenschaft, Kreativität und Gesellschaft mitzuwirken
ein herausforderndes und verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit viel Gestaltungsmöglichkeiten
Sie sind Teil einer neu entstehenden Institution mit der Chance, Formate, Inhalte und Prozesse aktiv mitzugestalten
eine sinnstiftende Tätigkeit
ein engagiertes, offenes und kollegiales Arbeitsumfeld mit viel Entwicklungsspielraum und kurzen Entscheidungswegen
Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und Entwicklungsperspektiven

Bewerbungen sind bis zum 28. Februar 2026 möglich.

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Über uns

Science Communication Center

Mit dem Science Communication Center (SCC) entsteht im Herzen Wiens das größte Zentrum für moderne Wissenschaftsvermittlung in Österreich. Ab 2027 lädt das SCC auf rund 4.000 m² zu interaktiven Ausstellungen, Mitmachlaboren, Veranstaltungen und Dialogräumen ein – ein Ort, an dem Wissenschaft und Gesellschaft auf Augenhöhe in Austausch treten.

Ziel ist es, Begeisterung für Forschung zu wecken, wissenschaftliches Denken erlebbar zu machen und Vertrauen in wissenschaftliche Erkenntnisse zu fördern.

Das SCC ist ein gemeinsames Projekt der Universität Wien, der Technischen Universität Wien und der Österreichischen Akademie der Wissenschaften. Es entsteht in enger Kooperation mit dem Bundesministerium für Frauen, Wissenschaft und Forschung sowie dem Bundesministerium für Bildung. Im denkmalgeschützten Gebäude der Aula der Wissenschaften entsteht so ein lebendiger Ort der Auseinandersetzung mit aktuellen Forschungsthemen und zentralen Zukunftsfragen.

Besonderes Augenmerk gilt jungen Zielgruppen – vor allem Schüler*innen ab zehn Jahren und jungen Erwachsenen. Dabei versteht sich das SCC nicht als klassisches Museum, sondern als generationenübergreifende Plattform für Wissenschaftskommunikation mit hoher gesellschaftlicher Relevanz.

Science Communication Center SCC Errichtungs- und Vermietungs-GmbH
Wollzeile 27a
1010 Wien
FN 649833m

Das Science Communication Center versteht sich als offene, vielfältige und chancengerechte Institution. Wir fördern aktiv die Gleichstellung der Geschlechter und begrüßen insbesondere Bewerbungen von Frauen. Bei gleicher Qualifikation werden sie bevorzugt aufgenommen.

Das angegebene Gehalt ist als Mindestgehalt (auf Vollzeitbasis) zu verstehen und orientiert sich am Kollektivvertrag der Universitäten. Eine Überzahlung kann im Einklang mit den im öffentlichen Dienst üblichen Verhältnissen erfolgen, abhängig von Qualifikation und beruflicher Erfahrung.

Your mission

We are looking for a creative, organizationally strong personality in event management to set up and run a lively rental and event program in the field of cultural and scientific communication, starting in June 2026. In this position, you will be responsible for planning, acquiring, and implementing internal and external events and will contribute significantly to establishing and positioning the exhibition center as a cultural meeting place. Your responsibilities will range from acquisition and ongoing customer care to the organization and follow-up of events.

The main tasks include:

Establishing the event management system
Promoting the location (folders, content, website)
Acquiring and supporting internal and external event formats (e.g., openings, scientific events, lectures, performances, corporate events, special formats)
Conception, planning, and organization of events in the field of science
Site inspections with potential customers, creation and adaptation of event plans
Contract negotiations with partners, service providers, and customers
Preparation and processing of offers, contracts, and cost calculations
Coordination of all event-related processes (technology, catering, setup and dismantling, personnel, security)
Interface with internal departments as well as external service providers and cooperation partners (e.g., stage management plans, loading zone allocation)
Personnel coordination (media technology)
Budget responsibility for events, including cost control
Processing of invoicing (invoicing, checking incoming invoices in cooperation with the accounting department)
Follow-up and evaluation of events
Maintaining statistics and documentation in the event area
Creation of processes and organizational framework conditions

Your profile

Completed training in event management, cultural management, or comparable qualification
Several years of professional experience in the event or cultural sector is an advantage
Experience in acquisition, contract negotiation, and budget planning, as well as strong commercial understanding
Very good organizational and communication skills
Independent, solution-oriented, and resilient way of working
Excellent written and spoken language skills (German and English)
High level of service and customer orientation
Communicative, sociable personality with impeccable manners and a professional demeanor
Structured and organized approach to work
Team and solution orientation
Flexibility in terms of working hours (depending on the task, work may also be required in the evenings and on weekends), ability to work under pressure and resistance to stress
Confident use of MS Office, very good knowledge of electronic communication and data processing (experience with event or CRM tools or ERP systems is an advantage)
Excellent German language skills

Please include a brief concept (max. 3-5 pages) for the structure of event management from the opening of the Center for Science Communication in mid-2027 with your application. The brief concept should provide a rough outline of your ideas, focus areas, and approach.
Please upload the brief concept to the application platform in the field: “Andere”.

Why us?

We offer...

the opportunity to help build an innovative exhibition center at the exciting intersection of science, creativity, and society
a challenging and responsible role with plenty of creative freedom
You will be part of a newly emerging institution with the opportunity to actively shape formats, content, and processes
Meaningful work
A committed, open, and collegial working environment with plenty of room for development and short decision-making processes
Flexible working hours, home office options, and development prospects

Applications are open until February 28, 2026.

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About us

Science Communication Center

Located in the heart of Vienna, the Science Communication Center (SCC) will become Austria’s largest hub for modern science communication. Starting in 2027, the SCC will offer approximately 4,000 m² of interactive exhibitions, hands-on labs, events, and spaces for dialogue between science and society — a place where exchange happens on equal footing.

The goal is to spark enthusiasm for research, make scientific thinking tangible, and foster trust in scientific knowledge.

The SCC is a joint initiative of the University of Vienna, the Vienna University of Technology, and the Austrian Academy of Sciences. It is being developed in close cooperation with the Federal Ministry for Women, Science and Research and the Federal Ministry of Education. Situated in the heritage-listed Aula der Wissenschaften, the center will serve as a dynamic venue for engaging with current scientific developments and key questions for the future.

Particular focus is placed on young audiences — especially school pupils aged ten and above, as well as young adults. The SCC does not see itself as a traditional museum, but as an intergenerational platform for science communication with significant societal relevance.

Science Communication Center SCC Errichtungs- und Vermietungs-GmbH
Wollzeile 27a
1010 Wien
FN 649833m

The Science Communication Center sees itself as an open, diverse, and equitable institution. We actively promote gender equality and especially welcome applications from women. In cases of equal qualification, women will be given preference.

The stated salary is to be understood as the minimum (on a full-time basis) and is based on the collective agreement for universities. A higher salary may be offered in accordance with public sector standards, depending on qualifications and professional experience. Any potential all-inclusive agreements or executive allowances are not included in the stated amount.

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Your application!

Thank you for your interest in the Science Communication Center!
Please complete the short form below – we look forward to making science vivid and tangible together with you.
If you encounter any difficulties uploading your data, feel free to contact us via email at: jobs@scicom.center