Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Festanstellung, Vollzeit · Wien Wollzeile

2.699 € pro Monat

Ihre Aufgaben

In dieser Position unterstützen Sie die Geschäftsführung sowohl im Tagesgeschäft als auch bei der strategischen Entwicklung der Organisation. Sie sorgen für reibungslose Abläufe, übernehmen Verantwortung für Koordination und Kommunikation und haben dabei sowohl Details als auch das große Ganze im Blick.

Ihre zentralen Aufgaben umfassen:

Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen, administrativen und kommunikativen Belangen
Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Protokollführung und Informationsmanagement
Mitarbeit an strategischen und operativen Projekten – insbesondere im Aufbau von Strukturen, Prozessen und Abläufen
Koordination interner und externer Schnittstellen sowie Ansprechperson für interne Anliegen
Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten, Entscheidungsvorlagen und Kommunikationsmaterialien
Mitarbeit bei der Vorbereitung von Gremiensitzungen, Veranstaltungen, Vergaben oder Projektanträgen
Recherche- und Dokumentationstätigkeiten im Kontext von Wissenschaftskommunikation, Förderwesen und Organisationsentwicklung
Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen und professionelles Auftreten nach innen und außen

Ihr Profil

Sie sind organisationsstark, kommunikationsgewandt und arbeiten gerne strukturiert, serviceorientiert und lösungsfokussiert – auch wenn mehrere Dinge gleichzeitig Ihre Aufmerksamkeit verlangen.

Was Sie mitbringen sollten:

Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung in Assistenzfunktionen, idealerweise im Kultur-, Wissenschafts- oder Non-Profit-Bereich
Ausgeprägtes Organisationstalent und hohes Verantwortungsbewusstsein
Erfahrung im Umgang mit komplexen, dynamischen Projekt- und Kommunikationsstrukturen
Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools (MS Office, Cloud-Dienste, Projekttools)
Verlässlichkeit, Diskretion und eine strukturierte Arbeitsweise
Eigeninitiative, Flexibilität und Freude an der Mitgestaltung eines innovativen, sich entwickelnden Umfelds

Warum wir?

Sie sind Teil einer neu entstehenden Institution mit der Chance, Formate, Inhalte und Prozesse aktiv mitzugestalten
Sie arbeiten an spannenden Schnittstellen von Wissenschaft, Kreativität und Gesellschaft
Wir bieten ein engagiertes, offenes und kollegiales Arbeitsumfeld mit viel Entwicklungsspielraum
Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und Entwicklungsperspektiven

Bewerbungen sind bis zum 8. Juni 2025 möglich.

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Über uns

Science Communication Center

Mit dem Science Communication Center (SCC) entsteht im Herzen Wiens das größte Zentrum für moderne Wissenschaftsvermittlung in Österreich. Ab 2027 lädt das SCC auf rund 4.000 m² zu interaktiven Ausstellungen, Mitmachlaboren, Veranstaltungen und Dialogräumen ein – ein Ort, an dem Wissenschaft und Gesellschaft auf Augenhöhe in Austausch treten.

Ziel ist es, Begeisterung für Forschung zu wecken, wissenschaftliches Denken erlebbar zu machen und Vertrauen in wissenschaftliche Erkenntnisse zu fördern.

Das SCC ist ein gemeinsames Projekt der Universität Wien, der Technischen Universität Wien und der Österreichischen Akademie der Wissenschaften. Es entsteht in enger Kooperation mit dem Bundesministerium für Frauen, Wissenschaft und Forschung sowie dem Bundesministerium für Bildung. Im denkmalgeschützten Gebäude der Aula der Wissenschaften entsteht so ein lebendiger Ort der Auseinandersetzung mit aktuellen Forschungsthemen und zentralen Zukunftsfragen.

Besonderes Augenmerk gilt jungen Zielgruppen – vor allem Schüler*innen ab zehn Jahren und jungen Erwachsenen. Dabei versteht sich das SCC nicht als klassisches Museum, sondern als generationenübergreifende Plattform für Wissenschaftskommunikation mit hoher gesellschaftlicher Relevanz.

Science Communication Center SCC Errichtungs- und Vermietungs-GmbH
Wollzeile 27a
1010 Wien
FN 649833m

Das Science Communication Center versteht sich als offene, vielfältige und chancengerechte Institution. Wir fördern aktiv die Gleichstellung der Geschlechter und begrüßen insbesondere Bewerbungen von Frauen. Bei gleicher Qualifikation werden sie bevorzugt aufgenommen.

Das angegebene Gehalt ist als Mindestgehalt (auf Vollzeitbasis) zu verstehen und orientiert sich am Kollektivvertrag der Universitäten. Eine Überzahlung kann im Einklang mit den im öffentlichen Dienst üblichen Verhältnissen erfolgen, abhängig von Qualifikation und beruflicher Erfahrung. Allfällige All-In-Vereinbarungen oder Prokurazulagen sind in der genannten Summe nicht enthalten.

Your mission

In this role, you will support the Executive Management both in day-to-day operations and in the strategic development of the organization. You ensure smooth processes, take responsibility for coordination and communication, and maintain a keen eye on both the details and the bigger picture.

Your core responsibilities include:

Supporting Executive Management in organizational, administrative, and communication matters
Scheduling, preparation and follow-up of meetings, minute-taking, and information management
Contributing to strategic and operational projects – particularly in developing structures, processes, and workflows
Coordinating internal and external interfaces and serving as a point of contact for internal matters
Assisting in the preparation of presentations, reports, decision-making documents, and communication materials
Supporting the preparation of committee meetings, events, procurement processes, or project proposals
Conducting research and documentation related to science communication, funding, and organizational development
Handling sensitive information confidentially and presenting yourself professionally both internally and externally

Your profile

You are highly organized, a strong communicator, and enjoy working in a structured, service-oriented, and solution-focused manner – even when multiple tasks require your attention at the same time.

What you should bring:

A completed university degree or commercial training with relevant professional experience in assistant roles, ideally in the cultural, academic, or non-profit sector
Strong organizational skills and a high sense of responsibility
Experience working with complex and dynamic project and communication structures
Excellent written and verbal communication skills
Proficiency in common office tools (MS Office, cloud services, project management tools)
Reliability, discretion, and a well-structured working style
Initiative, flexibility, and enthusiasm for contributing to an innovative and evolving environment

Why us?

You will be part of a newly emerging institution with the opportunity to actively help shape formats, content, and processes.
You will work at exciting intersections of science, creativity, and society.
We offer a committed, open, and collaborative working environment with plenty of room for growth.
Flexible working hours, remote work options, and opportunities for professional development.

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About us

Science Communication Center

Located in the heart of Vienna, the Science Communication Center (SCC) will become Austria’s largest hub for modern science communication. Starting in 2027, the SCC will offer approximately 4,000 m² of interactive exhibitions, hands-on labs, events, and spaces for dialogue between science and society — a place where exchange happens on equal footing.

The goal is to spark enthusiasm for research, make scientific thinking tangible, and foster trust in scientific knowledge.

The SCC is a joint initiative of the University of Vienna, the Vienna University of Technology, and the Austrian Academy of Sciences. It is being developed in close cooperation with the Federal Ministry for Women, Science and Research and the Federal Ministry of Education. Situated in the heritage-listed Aula der Wissenschaften, the center will serve as a dynamic venue for engaging with current scientific developments and key questions for the future.

Particular focus is placed on young audiences — especially school pupils aged ten and above, as well as young adults. The SCC does not see itself as a traditional museum, but as an intergenerational platform for science communication with significant societal relevance.

Science Communication Center SCC Errichtungs- und Vermietungs-GmbH
Wollzeile 27a
1010 Wien
FN 649833m

The Science Communication Center sees itself as an open, diverse, and equitable institution. We actively promote gender equality and especially welcome applications from women. In cases of equal qualification, women will be given preference.

The stated salary is to be understood as the minimum (on a full-time basis) and is based on the collective agreement for universities. A higher salary may be offered in accordance with public sector standards, depending on qualifications and professional experience. Any potential all-inclusive agreements or executive allowances are not included in the stated amount.

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Wir freuen uns auf Sie!

Vielen Dank für Ihr Interesse am Science Communication Center!
Bitte füllen Sie das folgende kurze Formular aus – wir freuen uns darauf, gemeinsam mit Ihnen Wissenschaft lebendig und greifbar zu machen.
Sollten Sie Schwierigkeiten beim Hochladen Ihrer Daten haben, wenden Sie sich gerne per E-Mail an: jobs@scicom.center